La présente Politique de protection des renseignements personnels traite de la cueillette, de l’utilisation, de la protection et de conservation des renseignements personnels détenus par l’AAPPQ. Les dispositions énoncées dans la présente politique sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé telle que modifiée en 2022 et 2023 par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), et à laquelle les organisations à but non lucratif du Québec sont assujetties.
La politique de protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site Web de l’AAPPQ ou dans ses communication. Si vous suivez un lien vers le site Web d’un tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devriez examiner avant de soumettre vos renseignements.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’application de la présente politique est Lyne Parent, directrice générale. Elle agit à titre de répondante, s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard et traite les plaintes en cas d’incident de confidentialité.
Pour poser des questions, formuler des commentaires sur la présente Politique de protection des renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels en écrivant à l’adresse aappq@aappq.qc.ca, par téléphone au (514) 937 4140, ou par la poste au 302 – 420 rue McGill, Montréal, Québec, H2Y 2G1.
1. Collecte des renseignements personnels
L’AAPPQ est susceptible de recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment :
- Des coordonnées personnelles telles que : prénom, nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), numéro(s) de téléphone ;
- Des renseignements relatifs aux préférences de communication, aux intérêts pour certains dossiers, projets et événements de l’AAPPQ, des renseignements connexes comme des restrictions alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages ;
- Des renseignements relatifs à l’historique des cotisations, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement ;
- Des renseignements sur l’expérience professionnelle et bénévole indiquée dans les curriculums vitae ainsi que le numéro d’assurance sociale (NAS) des employé.es.
Veuillez noter que les renseignements concernant les corporations de même que les coordonnées professionnelles des individus ne représentent pas des renseignements personnels au sens de la Loi.
L’AAPPQ collecte des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et lors d’interactions directes avec elles, dans les circonstances suivantes :
- Lors de réception de candidature pour combler un poste ;
- Lors de l’embauche d’une personne employée de l’AAPPQ ;
- Lorsqu’une personne est élue à titre d’administrateur de l’AAPPQ ;
- Lorsqu’une personne entre en relation contractuelle avec l’AAPPQ à titre de fournisseur de biens ou prestataire de services.
2. Obtention du consentement
L’AAPPQ collecte certains renseignements personnels pour la gestion de ses relations et des services avec chaque personne concernée et limite la collecte des informations à ce qui est nécessaire à cette fin. Le consentement de la personne concernée est requis pour pouvoir légalement utiliser les renseignements personnels qu’elle transmet à l’organisation.
En fournissant ses renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne ou par téléphone, une personne consent à ce que l’AAPPQ collecte, utilise ou communique les renseignements aux fins indiquées lors de la collecte et conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique.
Ce consentement est obtenu au moment de la transmission des renseignements personnels, par le moyen d’une explication claire le mentionnant et proposant d’accéder à la présente Politique. L’explication est transmise par écrit lors d’une transaction ou d’un échange électronique, et de vive voix lors d’une transaction téléphonique.
Une fois obtenu, le consentement sera réputé valide tant que l’AAPPQ requière l’utilisation des renseignements en question. Le consentement peut être retiré en tout temps par la personne concernée.
3. Utilisation et partage des renseignements personnels
L’AAPPQ s’engage à utiliser et partager des renseignements personnels qu’elle détient seulement aux fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis et en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi l’oblige ou lui permet de les utiliser ou communiquer autrement.
L’AAPPQ peut utiliser les renseignements personnels pour l’un ou l’autre des objectifs suivants :
- Renouvellement des adhésions de membres ;
- Renouvellement de l’abonnement à l’infolettre de l’AAPPQ ;
- Information auprès des membres de ses activités ;
- Maintien à jour des informations administratives essentielles notamment en ce qui concerne les membres du Conseil d’administration ;
- Embauche, rémunération ou résiliation de contrat des employé.es
- Dans le cadre de relations avec les fournisseurs de biens ou prestataires de services (paiement des factures, etc.) ;
- Pour satisfaire des obligations légales.
L’AAPPQ peut partager certains renseignements personnels avec certains tiers, notamment dans les circonstances suivantes :
- Des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires peuvent être amenés à accéder à certains renseignements personnels et à les traiter, notamment pour faire des enquêtes à des fins professionnelles. Les renseignements auxquels accèdent ces fournisseurs de services se limitent à ceux nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leur mandat. De plus, les contrats conclus entre l’AAPPQ et ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements et qu’ils y appliquent les dispositions de protection des renseignements personnels conformément à la loi.
- Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsqu’exigé. Par exemple, des renseignements personnels détenus par l’AAPPQ peuvent être partagés si l’organisme y est tenu en vertu des lois, notamment fiscales et administratives, ou s’il est possible de croire de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, par exemple pour mettre à jour les renseignements exigés par le Registraire des entreprises du Québec. L’AAPPQ pourrait aussi être tenu de partager certains renseignements personnels en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi.
4. Protection des renseignements personnels
Durant toute la durée de leur conservation et lors de leur utilisation, les renseignements personnels collectés par l’AAPPQ sont traités de façon à en assurer la protection. L’AAPPQ emploie des mesures de protection matérielles, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.
Des mesures sont également en place pour garantir que les employé.es ou administrateurs.trices de l’AAPPQ ne peuvent accéder aux renseignements personnels qu’à la condition que ce renseignement soit nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. De plus, tant les employé.es que les tiers fournisseurs de biens ou prestataires de services ayant accès à certains renseignements personnels signent un accord de confidentialité avec l’AAPPQ, s’engageant à utiliser les données dans le respect de la loi et des mesures de protection adéquates.
Des mesures physiques et techniques sont prises pour assurer la sécurité de tous les renseignements personnels conservés par l’AAPPQ. Le serveur informatique de l’AAPPQ est situé au Québec et l’AAPPQ n’archive et ne communique aucun renseignement personnel à l’extérieur du Québec.
5. Conservation et destruction de renseignements personnels
L’AAPPQ conserve les renseignements personnels recueillis uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et en conformité à ses obligations légales et réglementaires. Elle conserve uniquement les renseignements nécessaires pour la finalité visée et procède à leur destruction dès l’accomplissement de leur finalité, ou à la fin du délai légal de conservation.
Les renseignements personnels seront immédiatement détruits si la personne concernée en formule la demande auprès de l’AAPPQ, sauf si la Loi requière que les renseignements soient conservés pour une durée spécifique.
L’AAPPQ procède à la destruction des renseignements personnels en s’assurant de procéder à l’élimination totale de toutes les versions électroniques et au déchiquetage de copies papier.
6. Incident, recours et traitements des plaintes
Advenant un incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi à un renseignement personnel, perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement) présentant un risque de préjudice sérieux, l’AAPPQ aviserait dans les plus brefs délais les personnes concernées.
L’AAPPQ les informerait de renseignements personnels dont il s’agit, des circonstances de l’incident, de la date ou la période durant laquelle il est survenu ainsi que des mesures qu’elle compte prendre à la suite de l’incident pour empêcher ou amoindrir les préjudices possibles pour les personnes concernées et pour éviter qu’un semblable incident se reproduise.
Une personne fournissant des renseignements personnels est en droit de s’attendre à ce que l’AAPPQ respecte les dispositions prévues par la Loi dans la présente Politique. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose également des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si l’AAPPQ traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant ;
- Exactitude : l’AAPPQ est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour ;
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la collecte, la communication ou la conservation ne sont pas autorisées par la loi ;
- Désindexation : le droit de demander de cesser de partager ses renseignements personnels.
Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au minimum un des trois éléments suivants :
- Une insatisfaction exprimée par un individu qui s’estime lésé dans le traitement de ses renseignements personnels par l’AAPPQ ;
- Un préjudice subi à la suite d’un événement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par l’AAPPQ en lien avec les renseignements personnels qu’elle détient ;
- La réclamation d’une mesure.
Ne constitue par une plainte : toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de l’AAPPQ et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par un individu.
Par la présente Politique, l’AAPPQ s’engage à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes formulées à son endroit par toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels. Elle prévoit une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues, et a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.
Formulation et traitement d’une plainte
La personne qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :
Lyne Parent
Directrice générale
Association des architectes en pratique privée AAPPQ
302-420 rue McGill
Montréal, Québec, H2Y 2G1
La communication doit indiquer les éléments suivants :
- Nom de la personne plaignante ;
- Son adresse ;
- Son numéro de téléphone ;
- Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant ;
- Les motifs de la plainte soumise.
Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.
La personne responsable de l’application de la présente politique est Lyne Parent, qui assume la direction générale de l’AAPPQ. Elle a pour fonction de :
- Recevoir la plainte ;
- S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant.e ;
- Traiter la plainte et enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant.e ;
- Répondre à la personne plaignante.
L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :
- Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à l’AAPPQ, le préjudice ou la mesure correctrice demandée ;
- Le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte ;
- Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle la personne plaignante doit répondre dans un délai raisonnable. À défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée ;
- La présente Politique exposant les modalités de traitement des plaintes.
Tout employé.e de l’AAPPQ saisi.e d’une plainte doit la transmettre dès sa réception, à la personne responsable de l’application de la politique. Tout employé.e qui reçoit une plainte verbale doit informer la personne plaignante de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à l’AAPPQ sa plainte par écrit.
La personne responsable traite la plainte en l’examinant, en rassemblant les documents pertinents à son analyse et en rédigeant la réponse à la personne plaignante ainsi que les motivations de la réponse.
La réception et le traitement de la plainte doivent être effectués dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, la personne plaignante doit être informée des motifs du retard et des démarches entreprises par l’AAPPQ à ce jour dans le traitement de sa plainte. Elle doit également être avisée du délai dans lequel la décision lui sera transmise.
Suivant le traitement de sa plainte, en cas de mésentente sur l’application de la Loi et de la présente Politique, la personne plaignante peut aussi signaler son insatisfaction par rapport au traitement de ses renseignements personnels par l’AAPPQ auprès de la Commission d’accès à l’information, responsable de veiller à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.